Март 13

Немного о формулировке целей и проблем

Грамотно сформулировать цель и проблему – половина успеха. Это понимают все, но, когда на практике спрашиваешь, в чем цель вашего проекта, вопрошаемые тут же переходят на общие слова: улучшить, внедрить и т.п.

Начнем с распространенной ошибки. Например, целью автоматизации бизнес-процессов не является их автоматизация. Автоматизация это инструмент, который позволяет… Вот тут мы начинаем подходить к собственно цели.

Об описании цели

На занятиях я давал инструмент, разработанный консалтинговой компанией Coverdale, напоминаю его внешний вид:

Мишень целей
Мишень целей

Данный инструмент позволяет ответив на 5 вопросов получить цели в формате SMART, т.е.:

БукваЗначениеПояснение
SSpecific (Конкретность)Объясняется, что именно необходимо достигнуть. Например, «увеличить чистую прибыль собственного предприятия».
MMeasurable (Измеримость)Объясняется в чем будет измеряться результат. «Сколько вешать в граммах?»(С). Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года».
AAttainable (Достижимость)Объясняется за счет чего планируется достигнуть цели. И возможно ли ее достигнуть вообще? Например, «увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года, за счет снижения себестоимости продукции, автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества». А вот совершить кругосветный круиз на резиновой уточке вряд ли удастся.
RRelevant (Актуальность)Определение истинности цели. Действительно ли выполнение данной задачи позволит достичь желаемой цели? Необходимо удостовериться, что выполнение данной задачи действительно необходимо. Например, если брать «сокращение штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 %» в качестве отдельной подзадачи, которая также ставится по SMART, то сотрудников можно не увольнять, а перевести на иные должности, на которых эти сотрудники смогут принести компании доход, а не просто экономию. Если брать страховую компанию, то вместо увольнения, сотрудникам можно предложить продолжить работу в качестве агента, либо не расходовать средства на автоматизацию, а просто увеличить норму выработки.
TTime-bound (Ограниченность во времени)Определение временного триггера/промежутка по наступлению/окончанию которого должна быть достигнута цель (выполнена задача). Например, «К окончанию второго квартала следующего года увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года, за счет снижения себестоимости продукции, автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества».

Об описании проблемы

Для того, чтобы описать проблему, следует руководствоваться простыми правилами:

  • Краткость. Не более 2-3 предложений.
  • Понятность. Избегать технических терминов, пользоваться только простой терминологией
  • Определенность. Используйте все доступные вам данные
  • Оценка. Используйте, например, инструмент «стоимость низкого качества»
  • Содержание. Используйте терминологию, которую потом можно будет использовать для описания содержания проекта.

Пример описания проблемы:

Проблема Комментарий
Качество выполнения заявок неудовлетворительное Слишком расплывчато. Эту проблему не решить за раз. К тому же, проблема не SMART
За последние 12 месяцев число переносов сроков составляет 25%, что приводит к снижению качества Уже лучше, но не годится для проекта улучшения качества. Есть детализация по процессу, но нет по результату
Число заявок выполняемых в первоначальный срок за последние 12 месяцев находится на уровне 75%. Это приводит к повышению трудоемкости процесса, снижению контроля и потери удовлетворенности пользователей Достаточный уровень описания проблемы. SMART. Также описывается, как проблема влияет на себестоимость

 

COPQ—Cost of Poor Quality

  • Существует много COPQ, которые легко определить: работа в выходные, переделки, брак и т.п., но за ними стоит много COPQ которые мы воспринимаем как «норму»
  • Описание проблемы содержит основные категории COPQ, которые финансово влияют на бизнес.
  • В то же время, есть большое количество COPQ, которые выходят за рамки описания проблемы

Существует два вида COPQ: HARD – когда потери можно измерить в денежном выражении и SOFT – когда результат измеряется не в денежном выражении, например, удовлетворенность потребителя.


Метки: ,

Опубликовано 13.03.2016 Тушавин В.А. в категории "Пишем ВКР